Por Richard Silva, cofundador de ISAVISA
Abrir una sucursal de tu agencia de visas: lo que debes resolver antes
Abrir una sucursal de tu agencia de visas es una buena señal: hay más clientes de los que tu equipo actual puede atender. Pero una segunda sede no es solo un local nuevo. Cambia quién responde por cada cliente, dónde se entrevistan los solicitantes que llegan por esa sede y cómo ves la operación completa sin estar en las dos oficinas a la vez. Esta guía reúne lo que dicen hoy las preguntas frecuentes oficiales del portal de citas de visa para Colombia y México y el Código de Comercio de Colombia sobre sucursales, consultados en noviembre de 2026. Y te muestra cómo organizar varias sedes en ISAVISA.
Abrir una sucursal de tu agencia de visas: la respuesta corta
Antes de abrir, resuelve cuatro cosas. Primero, el registro legal de la nueva sede en tu país. Segundo, de qué consulado son los clientes que va a atender, porque cada solicitante programa su entrevista en la embajada o el consulado de su país de nacionalidad o de residencia, no donde está tu oficina. Tercero, quién es el responsable de la sede y qué clientes ve cada asesor. Y cuarto, si la sede funciona dentro de la misma cuenta de tu agencia o como una empresa aparte, con su propio nombre y su propio logo.
Lo que no cambia: ninguna agencia tiene un canal preferente ante el consulado, abra una sede o diez. El portal oficial lo dice con todas las letras.
Qué dice el portal oficial de citas que afecta a una segunda sede
| Regla del portal oficial de citas | Qué significa para tu nueva sede |
|---|---|
| Los solicitantes de visa de no inmigrante deben programar su entrevista en la embajada o el consulado de EE. UU. de su país de nacionalidad o de residencia | Una sede en otro país atiende a clientes de otro consulado, con su propio portal de citas. Una sede cerca de la frontera no puede mandar a sus clientes a entrevistarse al país vecino solo porque haya citas antes |
| Las tarifas de la visa no son reembolsables ni transferibles, ni a otra persona ni para usarlas en otro país | Si un cliente cambia de sede y de país, el pago que hizo en un país no le sirve en el otro. Confirma el país antes de que pague |
| En Colombia y en México, el Departamento de Estado contrató a una sola empresa, la única autorizada para la información, el cobro de la tarifa y la programación de citas en ese país. Cualquier otra empresa que preste esos servicios debe usar ese mismo sitio web | La nueva sede trabaja con el mismo portal oficial que la principal. Nada de atajos ni de proveedores que digan tener otro canal |
| Ninguna persona o empresa tiene preferencia para obtener una cita, y el portal califica de fraudulenta cualquier afirmación de un tercero que garantice un servicio más rápido | Los asesores nuevos no prometen citas por tener "contactos". Es la primera regla que les enseñas |
Las mismas reglas aparecen en las preguntas frecuentes del portal de citas para Colombia y en las del portal de citas para México. La regla del país de residencia viene de un aviso del Departamento de Estado sobre las entrevistas en el país de nacionalidad o residencia.
El registro de la nueva sede: el ejemplo de Colombia
Cada país tiene sus propias reglas para abrir un local o una sucursal. En Colombia, el Código de Comercio deja claras tres cosas que conviene saber antes de firmar el arriendo:
| Qué dice el Código de Comercio | Qué significa para tu agencia |
|---|---|
| Artículo 263: son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad | Si el responsable de la nueva sede va a firmar contratos en nombre de tu empresa, es una sucursal. Si los estatutos no fijan sus facultades, el código pide otorgarle un poder que se inscribe en el registro mercantil |
| Artículo 264: son agencias los establecimientos de comercio cuyos administradores no tienen poder para representar a la sociedad | Si la sede solo atiende clientes y las decisiones se toman en la principal, la figura es otra. Decídelo con tu contador o tu abogado |
| Artículo 31: la matrícula se solicita dentro del mes siguiente a la fecha en que la sucursal o el establecimiento de comercio fue abierto | Pon la fecha de apertura en tu plan y programa el trámite ante la cámara de comercio desde el primer día |
| Artículo 33: la matrícula se renueva cada año, dentro de los tres primeros meses, y los cambios de las sucursales y establecimientos también se informan a la cámara de comercio | Cada sede suma una renovación anual al calendario de la agencia |
Puedes leer los artículos 263 y 264 y los artículos 31 y 33 en la Secretaría del Senado. Si tu agencia está en México u otro país, revisa con tu contador qué registros te pide la nueva sede.
Checklist antes de abrir la segunda sede
Esta es la lista que conviene cerrar antes de recibir al primer cliente en la nueva oficina:
| Tema | Qué decidir antes de abrir |
|---|---|
| Responsable de la sede | Quién responde por los clientes de esa oficina y quién lo reemplaza cuando no está |
| Consulado de los clientes | Si la sede atiende el mismo consulado que la principal o uno distinto. Si es otro país, el equipo tiene que conocer ese portal de citas |
| Reparto de clientes | Qué clientes pasan a la nueva sede, con qué criterio y con cuánto margen antes de sus citas |
| Acceso a los datos | Cada asesor ve los clientes que atiende, no la base completa de las dos sedes |
| Cuentas del portal de citas | Quedan en la agencia, no en el correo personal de un asesor de la sede |
| Marca | Si la sede usa el mismo nombre y logo o una marca propia, porque eso cambia la web, los documentos y lo que ve el cliente |
| Precios y servicios | Si la sede vende lo mismo que la principal, para que dos clientes no reciban promesas distintas |
| Revisión del dueño | Cada semana, los casos activos y los tiempos de cada sede, en el mismo formato |
Para el detalle de cómo repartir clientes y quién ve qué, tienes la guía de cómo organizar un equipo de asesores en una agencia de visas. Y si todavía estás armando la primera oficina, empieza por cómo abrir una agencia de visas.
Una sola cuenta o una empresa por sede: cómo decidir
| Si tu nueva sede… | Lo que suele funcionar |
|---|---|
| Usa la misma marca, el mismo país y vende lo mismo | Una sola empresa, con cada asesor viendo solo sus clientes y el dueño viendo todo |
| Tiene otra marca, otro país u otro teléfono de contacto | Una empresa aparte para la sede, con su nombre, su país, su teléfono y su logo |
| Es un socio que opera con su propio equipo | Una empresa aparte, para que cada uno vea su operación |
No hay una respuesta única. La pregunta clave es si el cliente de la nueva sede debe ver la misma marca que el de la principal.
Cómo lo resuelve ISAVISA: varias sedes desde tu cuenta
| Qué necesitas al abrir otra sede | Qué hace ISAVISA |
|---|---|
| Crear la nueva sede | Con Crear empresa adicional, una misma persona administra varias empresas o sedes desde su cuenta. La nueva empresa se crea desde el selector de empresas con el nombre, el país, el teléfono y el logo, que es opcional. El país y el teléfono vienen prellenados |
| Que cada sede tenga su marca | El color de marca se genera a partir del logo, y los PDF, la página web y el formulario del cliente salen con los colores de la agencia. El portal de clientes también lleva la marca de la agencia |
| Que cada asesor vea solo lo suyo | Con la visibilidad por asesor, cada asesor ve solo las solicitudes, los contactos y los solicitantes de los contactos que tiene asignados. El propietario ve todo |
| Proteger la configuración | El equipo se invita por correo con rol de propietario o de asesor. La configuración de la empresa, la página web, los agentes de IA y la facturación quedan solo para los administradores |
| Ver la carga de cada asesor | El tablero se filtra por asesor asignado y por etiquetas, y la página de Solicitantes reúne a todos en una tabla con buscador, filtros y exportación a Excel |
| Saber cómo va cada consulado | El panel muestra métricas de la agencia y los tiempos de espera recientes por consulado o ciudad |
Sobre el tamaño del equipo: los planes Free y Básico permiten hasta 3 usuarios, y el plan Pro no tiene límite de usuarios. El plan Free no procesa visas: sirve para recolectar los datos de tus clientes, gestionarlos en el tablero y el CRM y hacer el borrador del DS-160. El envío del DS-160 y las demás automatizaciones con el consulado son del plan Básico en adelante, y cada solicitante enviado consume 1 crédito.
Si quieres ver cómo encaja todo en la operación completa, la página del software para agencias de visas de ISAVISA lo resume.
Fuentes oficiales
Portal oficial de citas de visa, Colombia: preguntas frecuentes: solicitantes fuera del distrito, tarifas no reembolsables ni transferibles, entidad autorizada y advertencia sobre terceros.
Portal oficial de citas de visa, México: preguntas frecuentes: las mismas reglas para solicitantes en México.
Departamento de Estado de EE. UU.: entrevistas en el país de nacionalidad o residencia (en inglés).
Código de Comercio de Colombia, artículos 263 y 264 y artículos 31 y 33, en la Secretaría del Senado.
Sigue leyendo
Para ordenar a los asesores de las dos sedes, lee cómo organizar un equipo de asesores en una agencia de visas.
Si quieres ver cómo creció otra agencia, mira cómo escalar una agencia de visas: caso real.
Para que cada caso avance igual en las dos oficinas, tienes la guía de cómo operar una agencia de visas: el flujo del cliente a la cita.
Y si apenas estás empezando, revisa cómo abrir una agencia de visas en 2026.
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