Cómo operar una agencia de visas: el flujo del cliente a la cita

Gestionar una agencia de visas es mover a cada cliente por el mismo camino oficial: elegir la visa, llenar y enviar el DS-160 en el CEAC, crear la cuenta en el portal de citas, pagar la tarifa MRV, agendar la cita, preparar la entrevista y consultar el resultado. Con 5 clientes eso cabe en una libreta. Con 50 en paralelo, cada etapa necesita un responsable, una fecha límite y un lugar donde se vea en qué va cada caso. Esta guía recorre ese flujo con lo que dicen hoy las fuentes oficiales, consultadas el 28 de octubre de 2026, y muestra qué parte puede hacer el software por tu equipo.

¿Cuál es el flujo oficial de una visa americana, del cliente a la cita?

El portal oficial de citas describe los pasos para una visa de no inmigrante. Primero se determina el tipo de visa. Luego cada solicitante llena el DS-160, que solo se completa en el CEAC, y debe hacerlo antes de usar cualquier servicio del portal de citas. Después se crea la cuenta en el portal, se registra a cada solicitante con su número de confirmación del DS-160, se paga la tarifa MRV, se agenda la cita y se asiste a ella. Al final, el estado de la visa se consulta en línea.

Para tu agencia, cada uno de esos pasos es una etapa con un dato que hay que controlar:

Etapa 1: recibir y calificar al cliente

El trámite empieza antes del DS-160: un posible cliente escribe, pregunta precios y tu equipo decide si puede ayudarlo. El error más común aquí no es consular sino operativo: el contacto se queda en un chat y nadie sabe si ya se le respondió, si pagó o si se perdió.

Con software, cada persona que escribe queda como un contacto en un CRM por etapas. En ISAVISA, el CRM unificado viene con las etapas Nuevo, Contactado, Calificado, Cliente y Perdido, que tu agencia puede renombrar o ampliar, y el contacto pasa solo a "Cliente" cuando le creas una solicitud. Antes de cobrar, el análisis de perfil con IA señala fortalezas, debilidades e inconsistencias en los datos del cliente y genera un reporte en PDF que el asesor puede editar. Está en todos los planes, incluido Free, y no consume créditos.

Etapa 2: recolectar los datos para el DS-160

Según el portal de citas, cada solicitante debe completar su propio DS-160, así que una familia de cuatro son cuatro formularios. Cada DS-160 tiene un Application ID: sin él no se puede volver a entrar a la solicitud. Un formulario incompleto se puede retomar durante 30 días y, después, solo desde un archivo guardado, como explicamos en la guía del CEAC para agencias.

Si atiendes grupos, revisa las reglas de cada país. En Colombia, según la página de grupos del portal de citas, no hay un proceso especial para grupos: hasta 5 solicitantes que viajan juntos pueden agendar juntos por el proceso normal, y si son más se crean varios grupos de 5 o menos con la misma cuenta, sin garantía de que queden en la misma fecha. En México, la página de grupos de la Misión indica que los grupos de 10 o más personas que no son familiares y viajan con el mismo itinerario pueden pedir acceso a un proceso grupal.

Con software, el cliente llena sus datos sin que el asesor los transcriba. En ISAVISA, el formulario inteligente para el cliente llega por un link con la marca de tu agencia, el cliente entra con un código que recibe por correo y llena sección por sección con guardado automático. La IA lee la foto del pasaporte o de la visa anterior, autocompleta campos a partir de documentos como hojas de vida o DS-160 anteriores, y traduce al inglés los textos largos. Al crear la solicitud en Colombia, ISAVISA admite hasta 5 solicitantes, la misma cifra del portal de citas.

Etapa 3: enviar el DS-160

El DS-160 solo queda listo cuando se firma y se envía, y el CEAC genera una hoja de confirmación con código de barras. Los anuncios del portal de citas en Colombia piden enviarlo al menos tres días hábiles antes de la entrevista.

Llenarlo a mano toma tiempo y es donde aparecen los errores de transcripción. Desde el plan Básico, ISAVISA llena y envía el DS-160 en el CEAC con los datos que ya recolectaste, por solicitante o para todo el grupo, y reduce el trabajo de unos 45 minutos a unos 5 minutos por formulario. Tu agencia elige si el envío es automático o manual y si firma la agencia o el cliente. Cada solicitante enviado consume 1 crédito. Si después cambia algún dato, ISAVISA muestra qué campos cambiaron y permite reenviar.

Etapa 4: crear la cuenta de citas y pagar la tarifa MRV

En el portal de citas se crea una cuenta, se registra a cada solicitante y se ingresa su número de confirmación del DS-160. Luego se paga la tarifa MRV. Según la página de tarifas del portal de citas en Colombia, la visa B de turismo o negocios cuesta USD 185, la pagan todos los solicitantes, incluidos los niños, y no es reembolsable ni transferible a otra persona. Vale por 365 días desde la fecha de pago y solo sirve en el país donde se pagó. Si el cliente paga en efectivo, el pago puede tardar hasta 3 días hábiles en registrarse antes de poder agendar.

Para una agencia, el punto crítico es saber quién ya pagó sin pedirle al cliente una captura cada día. Desde el plan Básico, ISAVISA crea la cuenta del portal de citas y asocia a los solicitantes, y la verificación de pago de derechos consulares revisa periódicamente si el pago se registró y mueve la solicitud a la siguiente columna del tablero. Si quieres profundizar en esta etapa, lee cómo verificar el pago de la tarifa MRV de tus clientes.

Etapa 5: agendar la cita y seguirla hasta la entrevista

Con el pago registrado se agenda la cita. El número del DS-160 en la cuenta debe coincidir con el de la hoja de confirmación: las preguntas frecuentes del portal de citas indican que, si se ingresó un número incompleto o incorrecto, hay que actualizarlo en el sistema al menos tres días hábiles antes de la cita, sin cancelarla. Quien no lo hace debe reprogramar la entrevista y podría tener que pagar de nuevo. El mismo portal recomienda revisar la cita uno o dos días antes, porque un aviso de cancelación puede no llegar al correo.

Aquí el trabajo de la agencia es de seguimiento. Desde el plan Básico, la consulta de citas y cambios de ISAVISA lee las citas de cada solicitud y avisa cuando se agendan, cancelan o reprograman. Los recordatorios automáticos de citas avisan a tu equipo antes de cada cita y, en los planes que incluyen avisos a clientes, también al cliente por correo o WhatsApp. Si tu cliente necesita una fecha más cercana, puedes activar la reprogramación automática de citas (adelantos), un servicio adicional opcional desde el plan Básico: solo se cobra cuando se logra una cita más cercana, USD 19 por solicitante en dos pagos de USD 9,50, y el precio puede variar según el país. Para el detalle de esta etapa, lee la gestión de citas consulares y qué hacer cuando no hay citas disponibles.

Etapa 6: preparar la entrevista y los documentos

La lista de documentos del portal de citas pide para todos los tipos de visa un pasaporte con validez de al menos seis meses más allá de la estadía en Estados Unidos (salvo los países exentos por acuerdo), el pasaporte con la visa anterior si la hay, la hoja de confirmación del DS-160 y la página de confirmación de la cita. A una cita presencial se llevan los documentos originales. Para la visa B de turismo no se exigen documentos adicionales, salvo tratamiento médico, aunque el cónsul puede pedir otros en la entrevista.

En ISAVISA, el portal de clientes viene activo en todos los planes: cada cliente ve con la marca de tu agencia su paso actual con un checklist y sus citas, y tu agencia decide si puede descargar el DS-160, la hoja de confirmación y la guía de entrevista. En el plan Pro, la guía de entrevista con IA prepara al cliente con qué esperar, fechas y direcciones, documentos y posibles preguntas del cónsul con respuestas basadas en sus datos.

Etapa 7: consultar el resultado y cerrar el caso

Después de la entrevista, el estado de la solicitud se consulta en el verificador de estado del CEAC con el Application ID, el pasaporte y el apellido. Para una agencia con decenas de casos, consultarlos uno por uno es otra tarea que se acumula.

Desde el plan Básico, la verificación del estado de la visa de ISAVISA revisa el resultado después de la cita y lo muestra en la solicitud. La tarjeta pasa a "Finalizada" y el panel suma el caso a las métricas de tu agencia, como la tasa de aprobación y los tiempos de espera recientes por consulado o ciudad.

Cómo se ve el flujo en el tablero de ISAVISA

El tablero principal de ISAVISA tiene una columna del sistema por cada etapa del trámite, y cada tarjeta muestra cuántos días lleva en su columna. Así ves de un vistazo dónde se atascan tus casos:

Si tu agencia ya tenía casos en trámite, la función Importar solicitud desde la embajada los trae a ISAVISA con las credenciales del portal de citas y continúa su seguimiento. Importar no consume créditos. Si un cliente no fue a su cita o el consulado pide una cita adicional, el botón Reabrir agendamiento devuelve la solicitud a "Derechos consulares pagados" para volver a agendar.

Lista de control semanal para tu equipo

¿Qué necesita tu agencia en cada plan?

El plan Free no procesa visas: sirve para recolectar los datos de tus clientes, usar el portal de clientes y el análisis de perfil con IA. El plan Básico cuesta 3,40 USD por visa (34 USD al mes con 10 visas) y el Pro, 5,20 USD por visa (52 USD al mes con 10 visas). Compara los detalles en la página de precios y mira todas las funciones de ISAVISA.

Fuentes oficiales

Portal de citas: cómo solicitar una visa (Colombia): pasos oficiales, del tipo de visa a la cita.

Portal de citas: aranceles de visa (Colombia): tarifa MRV de USD 185 para la visa B, vigencia de 365 días y pago en efectivo.

Portal de citas: anuncios (Colombia): DS-160 al menos tres días hábiles antes de la entrevista y número del DS-160 en la cuenta.

Portal de citas: preguntas frecuentes (Colombia): actualización del número del DS-160 y revisión de la cita uno o dos días antes.

Portal de citas: grupos (Colombia) y grupos (México): reglas para agendar grupos en cada país.

Portal de citas: documentación requerida (Colombia): documentos obligatorios para la entrevista.

CEAC: formulario DS-160 (en inglés) y verificador de estado del CEAC (en inglés): llenado y envío del DS-160, y consulta del resultado.

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Si todavía manejas tus casos en hojas de cálculo, compara las dos formas de trabajar en Excel vs. software para agencias de visas.

Para la etapa más larga del flujo, lee cómo automatizar el DS-160 en tu agencia.

Si quieres crecer sin contratar al mismo ritmo, revisa cómo escalar una agencia de visas: caso real.