Por Richard Silva, cofundador de ISAVISA
Recordatorios de citas consulares: cómo evitar que tus clientes falten a la entrevista
Una cita de visa perdida le cuesta a tu agencia más que un mal día: el cliente vuelve a la fila, puede perder la tarifa de una cita prioritaria y, si el DS-160 cambió sin avisar al sistema de citas, puede tener que reprogramar. La mayoría de esas fallas se evitan con un recordatorio a tiempo, con la fecha correcta y con lo que el cliente debe llevar. Esta guía reúne lo que dice hoy el portal oficial de citas, consultado el 2 de noviembre de 2026, y cómo armar los recordatorios de citas de tus clientes sin hacerlo a mano.
¿Por qué un cliente falta a su cita de visa?
En una agencia, las ausencias casi nunca son por desinterés. Lo usual es que el cliente confunda la cita del CAS con la consular, que la cita se haya reprogramado y el cliente siga con la fecha vieja, que los correos del portal lleguen a una cuenta que nadie revisa o que llegue sin un documento y no lo atiendan como esperaba. Todo eso tiene algo en común: el cliente no recibió la información correcta en el momento correcto.
Por eso un buen recordatorio no es solo "mañana es tu cita". Debe decir qué cita es (CAS o consular), en qué fecha y sede, qué documentos llevar y qué hacer si algo cambió.
¿Qué fechas de la cita debe vigilar tu agencia?
El portal oficial de citas marca varios plazos alrededor de la cita. Son los mismos en Colombia y en México, y son los que conviene convertir en recordatorios:
| Plazo | Qué dice el portal oficial | Qué hace tu agencia |
|---|---|---|
| Cita del CAS | Quien debe ir al CAS y a la sección consular agenda el CAS con al menos un día de anticipación a la cita consular | Confirma con el cliente las dos fechas y que entienda que son dos citas distintas |
| 3 días hábiles antes | El número del DS-160 se puede actualizar en la cuenta hasta 3 días hábiles antes de la cita sin cancelarla. Si no se hace, hay que reprogramar y puede tocar pagar una nueva tarifa | Si el cliente corrigió su DS-160, actualiza el número en el portal antes de ese plazo |
| 24 horas antes | La sede de entrega de documentos se puede cambiar hasta 24 horas antes de la cita | Revisa con el cliente dónde va a recoger su pasaporte |
| Uno o dos días antes | El consulado puede cancelar citas; quien recibe un aviso de cancelación no debe asistir y reprograma con "Reprogramar cita" | Revisa en el portal que la cita siga en pie y avisa al cliente si cambió |
| Un año desde el pago de la MRV | La tarifa sirve para programar la cita durante un año desde el pago; la entrevista puede quedar después de ese año | Anota la fecha de vencimiento de la tarifa de cada cliente |
¿Qué debe llevar tu cliente a la cita del CAS y a la consular?
Según la información del CAS del portal oficial, el CAS toma los datos biométricos (foto y huellas) y el cliente debe llevar su pasaporte vigente, la página de confirmación del DS-160 y la hoja de confirmación de la cita impresa. A esa cita no se llevan pasaportes anteriores, y el pasaporte debe tener validez de seis meses posterior a la fecha en la que piensa entrar a los Estados Unidos.
Para la cita consular, la página de documentación requerida pide en todos los tipos de visa el pasaporte válido, el pasaporte con la visa estadounidense más reciente (si la tiene), la página de confirmación del DS-160, la página de confirmación de la cita con sus instrucciones y una foto a color de 5 x 5 cm tomada en los últimos 6 meses. Si la cita es en persona, se llevan los documentos originales, y el consulado puede pedir documentación adicional según el motivo del viaje.
| Cita | Documentos que debe llevar el cliente |
|---|---|
| CAS | Pasaporte vigente (sin pasaportes anteriores), confirmación del DS-160 y hoja de confirmación de la cita impresa |
| Consular | Pasaporte válido, pasaporte con la visa más reciente si la tiene, confirmación del DS-160, confirmación de la cita, foto de 5 x 5 cm y los documentos de respaldo del viaje |
Esta tabla es la que más vale incluir en el recordatorio: un cliente que llega con todo a la cita es un cliente que no tiene que volver.
¿Qué pasa si tu cliente ya faltó a la cita?
El portal oficial lo resuelve en pocas líneas. El solicitante entra a su cuenta, hace clic en "Continuar", elige "Falté a mi cita" y sigue las instrucciones. Debe esperar 24 horas antes de poder solicitar la aprobación para reprogramar la cita perdida.
Lo que define cuánto le cuesta al cliente es su tarifa. Si pagó la MRV hace menos de un año, puede programar de nuevo dentro de ese plazo. Si había pagado una cita prioritaria, el portal aclara que esa cita solo se programa una vez: quien no asiste pierde la tarifa de urgencia, aunque puede reprogramar una cita regular si su MRV sigue vigente. Para los detalles de esa cita, revisa la tarifa de USD 750 para adelantar la cita.
Un calendario de recordatorios para tu agencia
Con esos plazos, este es un esquema de recordatorios que puedes usar como punto de partida y ajustar a tu operación:
| Cuándo | Para quién | Qué dice el recordatorio |
|---|---|---|
| 7 días antes | Cliente y asesor | Fecha, hora y sede de la cita (CAS y consular), y la lista de documentos |
| 5 días antes | Asesor | Revisar si el DS-160 cambió y, si es así, actualizar el número antes del plazo de 3 días hábiles |
| 2 días antes | Cliente | Confirmar que tiene todos los documentos, la foto y la hoja de la cita impresa |
| 1 día antes | Asesor y cliente | Revisar en el portal que la cita siga en pie y confirmar la sede de entrega del pasaporte |
| Día de la cita | Cliente | Hora de llegada, dirección de la sede y documentos originales |
Hacerlo a mano con 5 clientes es posible. Con 50 citas al mes, alguien se va a quedar sin su recordatorio, y casi siempre es el cliente al que le movieron la fecha.
Cómo lo resuelve ISAVISA: recordatorios automáticos de citas
ISAVISA envía recordatorios automáticos antes de la primera cita de cada solicitud, en dos listas que se configuran por separado:
| Lista | Quién la configura | Canales |
|---|---|---|
| Recordatorios a clientes | Un administrador, en Configuración de empresa, Notificaciones | Correo o WhatsApp |
| Recordatorios al equipo | Cada miembro del equipo, en su Perfil, Preferencias de notificaciones | Campana de la app o correo |
Los recordatorios a clientes solo se envían si tu plan incluye avisos a clientes, es decir, el plan Pro.
En cada lista defines la anticipación en horas, días o semanas, y puedes tener hasta 5 recordatorios, cada uno con sus propios canales. Por defecto vienen activos dos recordatorios 7 días antes de la cita: uno para el equipo, por la campana y el correo, y otro para el cliente, por correo y por WhatsApp si tu empresa tiene su teléfono registrado. Los avisos de WhatsApp a clientes salen desde un número de ISAVISA. Cada recordatorio se envía una sola vez, y si la solicitud no tiene cita en el CAS, ese dato aparece como "No aplica".
Desde el plan Básico, la consulta de citas y cambios lee las citas actuales (CAS y consular) de cada solicitud y avisa cuando se agendan, cancelan o reprograman, así que el recordatorio sale con la fecha vigente. El botón "Refrescar" revisa la cita en el momento. En el tablero, la columna "Cita en los próximos N días" te muestra quién tiene cita pronto, y tú defines cuántos días cuentan como cita próxima.
Si un cliente faltó o el consulado pidió una cita adicional, el asesor usa "Reabrir agendamiento (no asistió a la cita)": con un botón, la solicitud vuelve a "Derechos consulares pagados" para agendar de nuevo, sin abrir un ticket de soporte.
El plan Free no procesa visas: sirve para recolectar los datos de tus clientes, usar el portal de clientes y el análisis de perfil con IA. El plan Básico cuesta 3,40 USD por visa (34 USD al mes con 10 visas) y el Pro, 5,20 USD por visa (52 USD al mes con 10 visas). Compara los planes en la página de precios y mira todas las funciones de ISAVISA.
Fuentes oficiales
Portal de citas: preguntas frecuentes (Colombia) y preguntas frecuentes (México): "Falté a mi cita" y espera de 24 horas, número del DS-160 hasta 3 días hábiles antes, cambio de la sede de entrega hasta 24 horas antes, avisos de cancelación, cita prioritaria y vigencia de la tarifa.
Portal de citas: información del CAS (Colombia) y información del CAS (México): cita en el CAS al menos un día antes de la consular y documentos para el CAS.
Portal de citas: documentación requerida (Colombia): documentos obligatorios para la entrevista.
Portal de citas: aranceles de visa (Colombia): vigencia de la tarifa MRV.
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Para el flujo completo de citas en una agencia, lee gestión de citas consulares para la visa americana.
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Si el portal no muestra fechas, revisa qué hacer cuando no hay citas disponibles para la visa americana.
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